2026.03.15 オフィス移転 新築・移転・リニューアル前にすべきオフィスの整理整頓のポイント

オフィスの環境を見直すタイミングでは、「この機会に書類や備品を整理したい」と考える企業も多いのではないでしょうか。しかし実際には、「社員に声をかけても整理が進まない」「時間がなく、結局すべて新オフィスへ持ち込んでしまった」といった声も少なくありません。さらに、一度整理しても、数年後には元の状態に戻ってしまうケースもあります。こうした状況を防ぐためには、計画的に整理整頓を進めることが大切です。

今回は、オフィスの新築・移転・リニューアルの際にぜひ取り組みたい「書類や備品の整理整頓」について、そのメリットや進め方のポイントをご紹介します。

オフィス整理整頓のメリット

業務効率の向上

不要な書類や備品が減ることで、必要な情報を探す時間が短縮され、業務の効率が高まります。整理された環境では動線も整いやすく、社員同士のコミュニケーションや作業の流れがスムーズになるというメリットもあります。

コスト削減につながる

整理整頓によって不要な書類や物品を処分できるため、保管スペースの無駄を減らすことができます。スペースの使い方を見直すことで、オフィスレイアウトをより効率的に活用できるようになります。実際に整理整頓を行った結果、既存オフィスでのスペース活用が改善され、移転の必要がなくなったというケースもあります。

快適な職場環境の実現

物が整理されたオフィスは視覚的にもすっきりとし、社員が集中しやすい環境になります。清潔感のある空間はモチベーション向上にもつながり、整理された状態を維持しようとする意識が社内に根付くことで、企業全体の価値向上にもつながります。

オフィスの新築・移転・リニューアル時に検討すべき整理整頓のポイント

環境変化のタイミングを整理整頓のきっかけにする

オフィスの新築や移転、リニューアルは、普段なかなか手をつけられない整理整頓に取り組む絶好の機会です。社員全体が環境の変化を意識するタイミングであるため、整理への意識も高まりやすく、全社的な取り組みとして進めやすくなります。
この機会を活かし、単に物を減らすだけでなく、業務効率を高める整理整頓を目指すことが重要です。必要なものを適切に管理し、不要なものを減らすことで、見た目の改善だけでなく業務の流れも整います。

整理整頓の目的を明確にする

整理整頓を成功させるためには、まず「なぜ行うのか」という目的を明確にすることが重要です。スペースの削減、書類検索の効率化、働きやすさの向上など、整理整頓によって得られるメリットを社内で共有することで、社員の理解と協力を得やすくなります。

目的が明確であれば、多少の反対意見があっても「会社全体の取り組み」として進めやすくなります。

整理整頓の責任者を決める

整理整頓を現場任せにしてしまうと、判断基準が曖昧になり、作業が進まなくなることがあります。そのため、部署やエリアごとに責任者を決めることが重要です。
責任者は、書類や備品を残すか処分するかの判断だけでなく、作業の進捗管理や社員への周知なども担当します。判断の拠点を明確にすることで、整理作業を効率的に進めることができます。

明確な目標を設定する

整理整頓を進めるためには、具体的な目標を設定することが重要です。目標がない場合、どこまで整理すればよいのか判断が難しくなり、作業が曖昧になってしまいます。
代表的な方法の一つが「ファイルメーター（fm）」による管理です。ファイルメーターとは書類の量を測る単位で、1fmは1メートル分の書類を意味します。一般的には一人あたり2fm程度が目安とされています。書類量を数値で示すことで、整理の目標が分かりやすくなります。
もう一つの方法は、収納スペースから逆算する方法です。新オフィスで確保できる棚や書庫の容量を基準に、「このスペースに収まる量まで整理する」といった形で目標を設定すると、視覚的にも分かりやすくなります。

整理整頓の進め方を理解する

整理整頓が進まない原因の一つに、「どこから手をつければよいか分からない」という問題があります。特に書類整理では、「廃棄」「電子化」「外部保管」「オフィス保管」という4つの分類を理解しておくと整理しやすくなります
これらを適切に使い分けることで、無理なく書類量を減らすことが可能になります。これまで整理を行ってこなかった部署では、約8割の書類を削減できたという例もあります。まずは不要な書類を処分することから始めるだけでも、大きな効果が期待できます。

整理整頓の判断基準を決める

整理整頓を進めるうえで、「何を残して何を処分するのか」という判断基準を事前に決めておくことが重要です。判断基準がないと、社員ごとに判断が異なり、作業が停滞してしまうことがあります。
例えば、「一定期間使用していない書類は処分する」といった基準を設ける方法があります。また、「現在進行中の案件」や「法的に保管が必要な書類」など、本当に必要なものを先に決め、それ以外を整理するという方法もあります。

整理整頓の実施スケジュールを設定する

整理整頓は「時間があるときに行う」という考えでは、なかなか進みません。そのため、新築・移転・リニューアルのスケジュールに合わせて、具体的な実施日や完了期限を設定することが重要です。
さらに、部署ごとやエリアごとに段階的な期限を設けることで、作業を分散しながら進めることができます。進捗管理のためのチェックリストや共有表を用意し、定期的に状況を確認する体制を整えることも、整理整頓を成功させるための重要なポイントです。