理想のオフィスを構築するために、オフィスプラン作成前にすべき6つのこと
オフィスの新築や移転、リニューアルは、企業にとって数年から数十年に一度のビックイベントです。このタイミングで、次のような理想のオフィス像を実現したいというご相談をいただくことがあります。
「新しいオフィスを通じて、企業の成長を後押ししたい」
「採用や企業イメージの向上に役立つ空間を整えたい」
「働きやすさを高め、社員の満足度向上につなげたい」
しかし、オフィスプランの検討段階に入ると、どのようなオフィスにしたいのかを明確に言語化できず、計画が停滞することも少なくありません。そこで今回は、理想的なオフィスを構築するために、プラン作成の前段階で整理しておくべきポイントについてご紹介します。
① モデルオフィス視察
② 10か年ビジョンの策定
③ ミッション・ビジョン・バリューの検討
④ トップインタビューの実施
⑤ 全社員アンケートの実施
⑥ 社内プロジェクトチームでのワークショップ
上記をオフィスプラン作成前に実施することで、理想のオフィス像が明確になり、オフィスのプランニングが進めやすくなります。
①モデルオフィス視察
オフィスのトレンドは、ワークスタイルの多様化により、年々変わってきています。自社のプランを検討する前に、最新のモデルオフィスをいくつか見学することで、現在の傾向や新しい発想に触れることができます。また、オフィスプランを検討するメンバー全員で共通の認識を持って、検討を進めていくことができます。
②10か年ビジョンの策定
オフィスは長期間にわたり利用されることが前提となるため、中長期ビジョンと合わせて検討することで、オフィスプランの検討が一気に進むことがあります。
将来の事業戦略や組織体制、新規事業の方向性などを明確にすることで、オフィスに求められる機能や構成が見えてきます。時間に余裕がある場合は、会社の中長期ビジョンを策定しましょう。
時間に余裕がある場合は、10か年程度の中長期ビジョンを整理しておくと、以下のような点が明確になりやすくなります。
・今後の事業戦略をえどう描いていくか
・事業戦略の変化によって、必要となるオフィス機能がどう変わるか
・将来的な部門構成と人員体制
・新規事業の立ち上げ計画など
このように、中長期的な視点を持つことで、業績UPに直結するオフィスづくりを進めることができます。
③ミッション・ビジョン・バリューの検討
会社としてのミッション・ビジョン・バリューが整理されていると、オフィスプランを考える際の軸になります。
ミッション ‥‥ 会社が果たすべき使命や存在意義
ビジョン ‥‥ 中長期的に目指す姿
バリュー ‥‥ ミッション・ビジョンを実現するための行動指針
これらに基づいた事業展開、働き方、コミュニケーションのあり方、必要なオフィス機能を検討していくことで、プランの方向性が見えてきます。
④トップインタビューの実施
会社の成長や現在の経営課題について、中長期的な視点から全体を見渡せるのは、経営層であることが多いです。
経営者へのヒアリングやインタビュー、または文章による整理などを通じて、トップの考えるオフィスを明確にし、それを設計に反映させていくことが重要です。経営層の意見が反映されていないプランでは、最近のトレンドは抑えていても、会社の業績向上に必要な要素が不足することがあります。
⑤全社員アンケートの実施
オフィスプランをトップや一部の社員の意見だけで進めると、現場の実態とずれが生じることがあります。部門、役職、年代によって現在のオフィスに感じている課題や新しいオフィスへの期待は異なります。こうした声を幅広く集めるために、全社員を対象としたアンケートを実施し、正確に課題や要望を把握していくことが必要です。
⑥社内プロジェクトチームでのワークショップ
かつては主に総務部門が中心となって進められていたオフィスづくりですが、近年では各部門からメンバーを募り、全社的なプロジェクトとして取り組むケースが増えています。さまざまな立場の意見を反映できるほか、新オフィスへの参加意識も高まりやすくなります。一人での検討ではなかなか具体化しなかったプランも、複数人で議論することで明確化しやすくなります。
オフィスを新しくする機会は頻繁にあるものではありません。
オフィスで働く多くの方が納得できるオフィスづくりにしてもらいたいと思います。
そのためには、ここで上げたような準備段階の取り組みが有効です。
今回お伝えしたような、理想のオフィスを実現するためのオフィスづくりの進行も当社にお任せください。
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